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POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES

Dernière mise à jour : 08/10/2026

L'association PortraitFr accorde une importance majeure à la protection de votre vie privée et de vos données personnelles.

La présente Politique de Confidentialité a pour objet de vous informer sur la manière dont nous collectons, utilisons et protégeons vos données lorsque vous utilisez notre site internet www.portraitfr.fr et notre application mobile PortraitFr (ci-après ensemble le "Site"), conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) n° 2016/679 et à la loi "Informatique et Libertés".

1. RESPONSABLE DU TRAITEMENT

Le responsable du traitement des données collectées sur le Site est :

Association PortraitFr
Siège social : 7 rue Jean Zay, 94120 Fontenay-sous-Bois, France.
Numéro RNA : W283006754
Représentée par M. Vital ADIMALE, Président.

Pour toute question relative à vos données, vous pouvez nous contacter à : contact@portraitfr.fr

2. QUELLES DONNÉES COLLECTONS-NOUS ?

Nous collectons uniquement les données nécessaires au bon fonctionnement de nos services (Annuaire, Concours, Adhésion).

A. Données que vous nous fournissez directement

  • Lors de l'inscription : Nom, Prénom, Adresse email, Mot de passe (crypté), Ville, Liens vers vos réseaux sociaux (Instagram, Portfolio).
  • Lors de la complétion du profil (Annuaire) : Biographie, Spécialité (Photographe, Modèle, MUA...), Numéro de téléphone (si vous choisissez de le rendre public), Photographies de votre book.
  • Fiche casting (profils Modèle, facultative) : taille, mensurations (tours de poitrine, de taille et de hanches), pointure, taille de vêtements, couleur des cheveux et des yeux, présence de tatouages. Ces informations ne sont enregistrées que si vous choisissez de les renseigner, elles s'affichent publiquement sur votre profil, et vous pouvez les modifier ou les effacer à tout moment depuis « Modifier mon profil ». Elles sont supprimées avec votre compte.
  • Paiements : depuis le 30 septembre 2026, aucun paiement n’est proposé sur le site. Pour les adhésions réglées avant cette date, nous conservons l’historique des transactions. Nous n’avons jamais collecté ni stocké de coordonnées bancaires : elles étaient traitées par notre prestataire HelloAsso.
  • Lors d'une candidature aux Awards : Les fichiers photos soumis et les informations relatives à la prise de vue.

B. Données collectées automatiquement

  • Données techniques : Adresse IP, type de navigateur, langue, logs de connexion (pour des raisons de sécurité).
  • Notifications (application mobile) : si vous activez les notifications, un identifiant technique de notification (token push) est enregistré afin de pouvoir vous les envoyer. Vous pouvez les désactiver à tout moment depuis les réglages de votre appareil ou de l'application.
  • Activité du compte : nous conservons la date de votre dernière activité et le nombre de jours d'utilisation, afin de mesurer l'usage du service et de supprimer les comptes inactifs. Ces deux informations sont agrégées : aucun historique de vos visites n'est conservé.
  • Cookies : Voir section 8.

C. Accords de collaboration

Lorsqu'un membre prépare un accord de collaboration, nous enregistrons les informations de l'accord (shooting, date, lieu, conditions) et, pour son partenaire : son nom, son adresse email et, s'il est indiqué, son compte Instagram. Le partenaire n'a pas besoin de compte PortraitFr pour signer.

À la signature, nous conservons le nom tapé par chaque partie, la date et l'heure, ainsi qu'une empreinte du texte signé. Aucune adresse IP n'est enregistrée. Si une personne demande à ne plus recevoir d'accords, nous gardons seulement une empreinte irréversible de son adresse email, qui ne permet pas de la retrouver.

D. Données issues de tiers (Google)

Si vous choisissez de vous connecter via Google (OAuth), nous recevons de Google votre adresse email, votre nom complet et votre photo de profil (avatar), conformément aux autorisations que vous validez chez Google.

3. POURQUOI UTILISONS-NOUS VOS DONNÉES ? (FINALITÉS)

Vos données sont traitées pour les raisons suivantes :

  1. Gestion de votre Compte Membre : Vous permettre d'accéder à votre espace, modifier votre profil et gérer vos préférences.
  2. Affichage de l'Annuaire : Rendre votre profil visible aux autres visiteurs (si vous avez choisi un profil public) pour favoriser les mises en relation professionnelles.
  3. Organisation des PortraitFr Awards : Gérer votre candidature, permettre au Jury de voter, et vous contacter en cas de victoire.
  4. Gestion des adhésions de soutien (proposées jusqu'au 30 septembre 2026) : vérifier votre statut d'adhérent, afficher votre badge Ambassadeur et assurer le suivi comptable des adhésions passées.
  5. Communication : Vous envoyer des emails de service (confirmation, réinitialisation de mot de passe) et, si vous l'avez accepté, notre newsletter (actualités, masterclass).
  6. Notifications push : Vous envoyer des notifications sur votre appareil (nouvelles opportunités, favoris, messages) si vous les avez activées dans l'application.
  7. Accords de collaboration : Permettre à deux créatifs de fixer par écrit une collaboration, de la signer en ligne et d'en recevoir une copie (PDF), et prévenir les envois abusifs (plafond d'envois, signalements).
  8. Promotion de l’association et de l’application : présenter PortraitFr sur nos réseaux sociaux, nos newsletters et les fiches de l’application sur l’App Store et Google Play, ce qui suppose des captures d’écran et des aperçus où votre profil public et vos photos peuvent apparaître (voir l’article 4.3 des CGU). Vous pouvez demander à tout moment, à contact@portraitfr.fr, que vos contenus ne soient plus utilisés sur les supports à venir.
  9. Sécurité : Détecter et prévenir les fraudes ou accès non autorisés.

Base légale : Ces traitements reposent sur l’exécution du contrat (CGU, dont la licence de l’article 4.3 pour la promotion du service), votre consentement (Newsletter, Cookies) ou l’intérêt légitime de l’association (Sécurité, promotion de l’association et de son application).

4. QUI A ACCÈS À VOS DONNÉES ?

Vos données sont strictement confidentielles. Elles peuvent être transmises aux destinataires suivants :

  • L'équipe interne de PortraitFr : Les membres du Bureau et les administrateurs habilités, dans le cadre strict de leurs missions (ex: validation des comptes, support).
  • Les Membres du Jury (Awards) : Uniquement pour les photos soumises au concours, dans un but d'évaluation.
  • Nos prestataires techniques (Sous-traitants) :
    • Hébergement Web : OVH SAS (France).
    • Stockage des Photos : Scaleway (France - Serveurs à Paris).
    • Paiement : HelloAsso (France).
    • Authentification : Google (Si connexion via Gmail).

Nous ne vendons et ne louons jamais vos données personnelles à des tiers à des fins commerciales.

5. TRANSFERT HORS DE L'UNION EUROPÉENNE

L'association privilégie des prestataires hébergeant les données en France ou en Union Européenne (OVH, Scaleway, HelloAsso).

Si un transfert devait avoir lieu (ex: outils d'analyse Google), nous nous assurons qu'il est encadré par des clauses contractuelles types de la Commission Européenne ou des règles d'entreprise contraignantes garantissant un niveau de protection adéquat.

6. DURÉE DE CONSERVATION

  • Compte actif : Vos données sont conservées tant que votre compte est actif.
  • Compte inactif : Si vous ne vous connectez pas pendant une durée de 2 ans, votre compte et vos données seront supprimés après une alerte par email.
  • Données de facturation : Conservées 10 ans pour respecter les obligations comptables légales.
  • Accords de collaboration : un brouillon non modifié est supprimé après 6 mois. L'adresse email et le compte Instagram du partenaire sont effacés 90 jours après la fin de l'accord (signature, refus, expiration ou annulation). Un accord non signé est supprimé 12 mois après sa fin ; un accord signé est conservé 5 ans après sa signature, durée pendant laquelle il peut servir de preuve à l'une ou l'autre des parties, puis supprimé. Vous pouvez supprimer vous-même un brouillon ou un accord refusé, expiré ou annulé : il disparaît aussitôt de votre espace, les coordonnées du partenaire sont effacées, et l'accord est supprimé définitivement sous 30 jours. Les accords d'un membre sont aussi supprimés avec son compte. Les signalements traités sont supprimés après 12 mois.
  • Photos des Awards : Conservées pour la durée nécessaire à la promotion du concours (archives), sauf demande de retrait de votre part.

7. SÉCURITÉ DES DONNÉES

Nous mettons en œuvre des mesures techniques appropriées pour protéger vos données :

  • Le site est entièrement sécurisé par le protocole HTTPS (Chiffrement SSL).
  • Les mots de passe sont stockés de manière cryptée (Hachage).
  • L'accès aux bases de données est restreint aux seules personnes habilitées.

8. COOKIES

Un "cookie" est un petit fichier texte déposé sur votre ordinateur lors de la visite du site.

  • Cookies fonctionnels (Obligatoires) : Nécessaires pour vous connecter et garder votre session active. Ils ne peuvent pas être désactivés.
  • Cookies de mesure d'audience : Nous pouvons utiliser des outils pour analyser le trafic (statistiques anonymes). Vous pouvez les refuser via le bandeau de cookies lors de votre arrivée sur le site.

9. VOS DROITS

Conformément à la réglementation, vous disposez des droits suivants sur vos données :

  • Droit d'accès : Savoir quelles données nous avons sur vous.
  • Droit de rectification : Corriger une information erronée (vous pouvez le faire directement sur votre profil).
  • Droit à l'effacement ("Droit à l'oubli") : Demander la suppression de votre compte.
  • Droit à la portabilité : Récupérer vos données dans un format standard.
  • Droit d'opposition : Vous opposer à l'utilisation de vos données pour la newsletter.

Comment exercer ces droits ?

Par email à : contact@portraitfr.fr

Ou par courrier : Association PortraitFr, 7 rue Jean Zay, 94120 Fontenay-sous-Bois.

(Une preuve d'identité pourra être demandée en cas de doute raisonnable).

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL (www.cnil.fr).

10. PHOTOGRAPHIES ET DROIT À L'IMAGE

En téléversant des photographies sur PortraitFr (Portfolio ou Awards) :

  1. Vous garantissez détenir les droits d'auteur sur ces images.
  2. Si des personnes physiques sont reconnaissables, vous garantissez avoir obtenu leur autorisation (droit à l’image) pour la publication sur notre plateforme, ainsi que pour les supports de promotion de l’association décrits à l’article 4.3 des CGU (réseaux sociaux, captures d’écran de l’application sur les plateformes de téléchargement).
  3. L'association PortraitFr décline toute responsabilité en cas de litige lié au droit à l'image ou à la propriété intellectuelle d'un contenu publié par un membre.